Perguntas sobre a Secretária Certa

Não. Ela cuida do atendimento combinado no WhatsApp e devolve para a equipe o que precisa de uma pessoa: avaliação, negociação e exceções às regras.

Pode confirmar, se você quiser: ela marca na agenda seguindo as regras do negócio. Se preferir, ela só anota o pedido e avisa o cliente que a equipe vai confirmar. Não há resposta certa: na implantação, você escolhe o que funciona para o seu negócio.

Ela não decide nem promete. Passa para uma pessoa da equipe, com um resumo do pedido.

Pode. Escolha o seu tipo de negócio e converse pelo WhatsApp com a secretária de demonstração, como se fosse um cliente. O negócio é fictício e nada é marcado de verdade.

Pelo número de agendas, não pelo ramo. Agenda é um profissional, sala, posto ou box com horários próprios: o Essencial vale de 1 a 4 agendas, o Profissional de 5 a 9, o Empresa para 10 e o Rede para mais de 10 agendas ou várias unidades.

Conta também o volume de conversas. Com menos de 5 agendas e muito movimento, o Profissional pode sair mais em conta que pagar as conversas além da franquia: ele inclui 5 agendas e 1.500 conversas por mês. A Lara faz a conta com você.

O Essencial, de 1 a 4 agendas, custa R$ 697 por mês com 2 agendas incluídas, e cada agenda a mais soma R$ 200. O Profissional, de 5 a 9, custa R$ 1.297 com 5 agendas incluídas, e cada agenda a mais soma R$ 240. O Empresa custa R$ 2.497 com 10 agendas. Com mais de 10 agendas ou várias unidades, o plano Rede é sob consulta. Os valores já incluem os impostos.

A implantação é paga uma vez: R$ 1.500 no Essencial, em até 3x; R$ 2.900 no Profissional, em até 6x; e R$ 4.900 no Empresa, em até 10x, sem acréscimo no cartão. Fora isso, só as conversas que passarem da franquia são cobradas à parte; não há outra taxa da Secretária Certa.

Uma conversa é cada cliente atendido numa janela de 24 horas, com quantas mensagens precisar: não é prazo de resposta. A franquia é de 600 conversas por mês no Essencial, 1.500 no Profissional e 3.500 no Empresa, e cada agenda a mais soma 300. O que sobra não acumula para o mês seguinte.

Cada conversa além da franquia custa R$ 2,10. Apuramos o excedente no fim do mês e enviamos um link do Mercado Pago no mês seguinte, separado da mensalidade.

Não: o que a Meta, dona do WhatsApp, cobra pelas mensagens já está incluído na mensalidade e no valor de cada conversa excedente.

Folga, ausência ou um horário bloqueado: a sua equipe marca direto no Google Agenda da pessoa, e a secretária deixa de oferecer esse horário.

Preço, serviço, tempo ou regra: você nos avisa pelo WhatsApp ou por e-mail, e a nossa equipe atualiza o cadastro da secretária. Até a atualização, ela segue o cadastro anterior; por isso, avise antes de a mudança valer. O que ela não souber responder vira uma sugestão para a equipe aprovar.

A secretária segue no WhatsApp: atende os pedidos e tira dúvidas sobre o negócio pelo que foi cadastrado. O que precisa de uma pessoa fica destacado no Painel, que também abre no celular, para você ver quando tiver um tempo, sem precisar acompanhar o WhatsApp.

No Painel, quem assume um cliente fica como responsável pela conversa, e o resto da equipe vê que ele já está sendo atendido. Quando alguém responde, o alerta para de tocar para os outros, e a conversa pode passar para outra pessoa com o histórico junto.

Não precisa ler cada conversa. Ela responde pelo que o negócio cadastrou e chama a equipe quando o caso pede; o cliente que espera alguém aparece destacado no Painel, e a equipe recebe lembretes até alguém responder.

Não. Ela pergunta se o cliente já tem receita: com receita, segue para a escolha dos óculos; sem receita, oferece o exame do jeito que a ótica definiu na implantação.

Ela não interpreta grau nem dá orientação de saúde. Quem acha que o grau mudou recebe a oferta do exame com o optometrista, que esclarece a dúvida; diante de dor ou outro sintoma, ela não oferece o exame como solução e responde como a ótica definiu na implantação.

Consegue. Ela pega o nome de cada pessoa e procura horários para todas, seguindo as regras da ótica. Se alguém entra ou sai do pedido no meio da conversa, ela refaz o resumo antes de marcar.

Só os preços que a ótica cadastrou, como os de serviços com valor fixo. Orçamento de óculos, desconto e condição de pagamento fora da regra ficam com a equipe.

Ela explica a regra da ótica sobre armação própria, mas não aprova uma armação que ninguém viu. A avaliação é da equipe, na loja.

Ela consulta a agenda do optometrista antes de responder e não diz “pode vir que atende”. Se houver horário livre dentro das regras que você passou, ela oferece; se o pedido for em cima da hora ou depender de encaixe, passa para quem você indicou na implantação, com um resumo.

O que não tem hora marcada, como comprar ou ajustar óculos, ela explica como a ótica definiu, por exemplo: no horário da loja, por ordem de chegada.

Não. Ela procura horário na agenda do optometrista, não no horário da loja: almoço, folga e horários que você bloqueou ficam de fora. E só diz que está marcado depois que a agenda registra.

Não. Ela informa o preço do jeito que o salão cadastrou, seja valor fixo, faixa ou “a partir de”, e explica o que faz o valor mudar. Quando o valor depende de avaliação, ela diz isso em vez de somar mínimos como se fosse orçamento.

Sabe o que o salão cadastrou. Se o corte já inclui a finalização, ela avisa o cliente e não acrescenta nem cobra a finalização de novo.

Não. Ela procura horário com quem o cliente pediu e, se não houver, oferece outro dia ou pergunta se ele aceita outra pessoa. Quem não tem preferência só recebe horários de quem faz aquele serviço.

Ela não fecha preço, tempo nem resultado pela foto. Se o salão exige avaliação para cor e química, ela marca a avaliação ou passa o pedido para quem faz o serviço, com a foto e um resumo.

Ela confere, pelas durações que o salão cadastrou, se o tempo a mais cabe na agenda antes de aceitar. Se não couber, explica e oferece outro horário, e o horário marcado continua valendo até o cliente decidir.

Não. Ela segue a duração que você cadastra para cada serviço na implantação. Se a cor ou a química tem pausa do produto, o horário inteiro fica reservado para aquela cliente com a profissional que faz o serviço.

Se a cliente pedir, nesse intervalo, um serviço para outra pessoa, como a filha, ela procura horário com outra profissional que faça esse serviço, numa reserva separada. Qualquer encaixe na pausa vai para a pessoa da equipe que você indicar, com um resumo.

Não. Ela informa a regra do pacote que você passa na implantação, como o serviço coberto, os dias aceitos e a validade, e marca o horário da sessão anotando que a cliente quer usar o pacote.

Saldo, validade e exceções, como prorrogar ou usar em outro dia, ficam com a pessoa da equipe que você indicar. Ela não dá baixa na sessão nem confirma que o pacote cobre o horário. Se a regra já mostra que não cobre, ela informa o preço avulso antes de marcar.

Só se essa for a sua regra. Ela reserva o tempo pelo que o negócio definiu na implantação, que pode combinar porte, pelagem e serviço. Se o tutor acrescenta tosa ou hidratação, ela confere de novo se cabe.

Ela trata cada cão em separado: pergunta o serviço de cada um, procura horários que sirvam para os dois, conforme as regras do negócio, e resume cada atendimento. Para mudar ou cancelar, ela confirma de qual cão o tutor está falando.

Vai para a equipe. Ela anota o que o tutor contou e passa um resumo, sem garantir preço, tempo nem que o atendimento vai ser possível.

Não por conta própria. O fim do horário marcado não quer dizer que o pet está pronto, então ela passa a pergunta para a equipe.

Não. Ela explica as regras do pacote que você passou na implantação, como quantos banhos ele tem e como se usa. O saldo, a validade do pacote de cada tutor e as exceções ficam com a sua equipe: ela marca o banho conforme as suas regras, avisa que a equipe confere o pacote e não dá baixa nem diz quantos banhos restam.

Pode, e ela avisa isso ao tutor. Ela passa o valor da tabela que você cadastrou, conforme o que o tutor contou, como peso, pelo e serviço, e diz que a equipe confere na recepção. Se a conferência mudar o valor, a sua equipe explica ao tutor e só segue com o aceite dele.

Só os valores que você cadastrou, como os de tabela por tipo de carro. Quando o preço depende do estado do carro, ela diz isso e organiza a avaliação, sem transformar um valor “a partir de” em orçamento fechado.

Que precisa de avaliação. Ela não faz diagnóstico nem promete resultado pela foto: anota o que o cliente quer e organiza a avaliação, conforme as regras do negócio.

Só se o seu negócio oferece leva e traz e você cadastra as regras na implantação, como bairros atendidos e horários. Fora disso, ela explica e oferece outra opção, como o cliente trazer o carro, ou passa o pedido para a equipe.

Só o prazo que as regras do serviço preveem. Entrada não é entrega: ela não diz que o carro está pronto sem a equipe confirmar.

Ela pergunta o que o cliente quer resolver. Se a lavagem não resolve, explica a diferença e oferece o serviço certo do catálogo do negócio, com o tempo e o valor dele, antes de marcar.

Não. Ela anota o pedido, avisa o cliente que o preço e o prazo de entrega podem mudar e passa para a pessoa que você indicou na implantação, com um resumo. Quem confirma o valor e o novo prazo com o cliente é a sua equipe; até lá, ela não diz que o serviço foi aceito.

Ela revê o pedido inteiro: serviço, tempo, preço e quem faz. Se o novo serviço for de tabela e couber na agenda, oferece o horário, conforme as regras que você passou; se for um dos que a sua equipe planeja, como um tratamento de vários dias, passa o pedido com um resumo. A lavagem continua marcada até o cliente decidir.